Tips Sukses Berkomunikasi dengan Stakeholder

Halo semuaaaa,

Pertama-tama, tulisan ini akhirnya saya posting karena terinspirasi dari pengalaman pribadi saya selama 2 tahun bekerja dengan stakeholders/Pemerintahan. Segala yang ditulis disini adalah opini pribadi saya (yang mungkin) dengan POV saya sebagai stakeholders.

Enaknya bahas dari mana dulu ya? Mungkin baiknya saya mulai dengan beberapa kesalahan yang dilakukan pemberi undangan (mahasiswa/panitia acara) dalam suatu kegiatan. Seringkali yang mengundang memberikan undangan narasumber H-1 minggu atau H-2 minggu dan sebelumnya tidak ada komunikasi terlebih dahulu dalam menentukan jadwal kegiatan.

Jika kalian yang mengundang memang mengharapkan kedatangan dari Pembicara/Narasumber, maka lakukan ini (DO’s) :

  1. Sebelum memberikan jadwal di undangan, pastikan dulu di tanggal tsb Narasumber dapat dijadwalkan hadir. Bisa dengan telfon ke nomor kantor.
  2. Kirim undangan H-30 hari (sebulan) sebelum acara kalian. Menurutku ini waktu yang pas, jangan lupa H-2 minggu dan H-1 minggu acara bisa ditelfon kembali untuk konfirmasi kedatangan.
  3. Jika memang di konfirmasi H-1 minggu ada perubahan dalam pembicara, infokan kepada seluruh jajaran panitia, mulai dari tim acara hingga MC. Saya punya kejadian, MC membacakan nama pembicara yang salah karena tidak ada komunikasi antar panitia tentang perubahan pembicara.
  4. Lakukan komunikasi dengan baik. Infokan detil acara kepada Narasumber ataupun Sekretaris Pribadi/Ajudan Narasumber tsb. Dengan informasi yang detil dan tidak mengambang, maka pasti akan ada komunikasi dua arah yang mendukung terlaksananya acara dengan baik.

Selain yang harus dilakukan, ada juga yang harus diperhatikan dalam berkomunikasi dengan Stakeholders (In case untuk mendapatkan informasi atau memohon untuk menjadi Narasumber) DONT’s:

  1. Tidak memperkenalkan diri. Ini fatal. Jika kalian di awal tidak memperkenalkan diri, jangan harap diberikan respons yang baik.
  2. Jangan memaksa. Jangan sekali-kali kalian meneror tanpa justifikasi yang benar untuk melakukan. Jika kalian sudah diberikan jawaban untuk menunggu, tunggulah sehari-dua hari, jika lebih dari itu, perlu ditanyakan ulang. Ingat, kerjaan mereka tidak cuma mengurusi kegiatanmu, kerjaan mereka banyak. Jadi, jangan selalu minta didahulukan ya.

Mungkin itu sedikit yang saya bisa share readers!

Semoga bermanfaat!

 

Sabila.

 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s